Nach der Kundenentscheidung: aus Ausschreibungen lernen
Wie Vertrieb und Bidmanagement Kundenfeedback, Beobachtungen und offene Fragen gemeinsam in Verbesserungen übersetzen können.
Nach einer Kundenentscheidung stehen häufig kurze Erklärungen im Raum: Der Preis war zu hoch. Die Lösung hat überzeugt. Der Wettbewerber war früher im Gespräch. Solche Aussagen können zutreffen. Sie erklären aber noch nicht, was das Unternehmen für die nächste Ausschreibung lernen kann.
Ein gemeinsamer Rückblick von Vertrieb, Bidmanagement und beteiligten Fachbereichen schafft eine bessere Grundlage. Dafür müssen Beobachtungen und Schlussfolgerungen getrennt werden.
Was ist tatsächlich bekannt?
Kundenfeedback, dokumentierte Rückfragen und der eigene Prozessverlauf liefern unterschiedliche Informationen. Hilfreich sind konkrete Fragen:
- Welche Gründe hat der Kunde tatsächlich genannt?
- Was ist unsere eigene Vermutung?
- Wo standen Informationen zu spät oder unvollständig zur Verfügung?
- Welche Übergaben zwischen Fachbereichen haben funktioniert?
- Was sollte vor der nächsten Ausschreibung anders vorbereitet werden?
Ein Rückblick braucht auch Raum für ungeklärte Fragen. Wenn der Kunde seine Entscheidung nicht erläutert, lässt sich eine Ursache nicht zuverlässig behaupten.
Von der Beobachtung zur Veränderung
Aus einer Beobachtung sollte ein nachvollziehbarer Vorschlag entstehen. Wenn eine wichtige Zuarbeit spät kam, reicht die Forderung nach schnellerer Bearbeitung allein nicht aus. Zu prüfen sind der Zeitpunkt der Anfrage, die nötigen Informationen, die Zuständigkeit und die abgestimmte Frist.
Eine Verbesserung wird konkreter, wenn klar ist, wer sie im Prozess aufgreift und wann ihre Wirkung betrachtet werden kann. Der geeignete Umfang hängt von Ihrem Unternehmen ab.
Auch gewonnene Ausschreibungen betrachten
Ein Zuschlag beantwortet nicht jede Frage zum eigenen Ablauf. Ein Prozess kann trotz erheblicher Reibung zum Erfolg geführt haben. Deshalb lohnt sich der Blick auf die Zusammenarbeit auch nach einem gewonnenen Tender.
Die Erkenntnisse gehören in die Vorbereitung der nächsten Chancen und in die Weiterentwicklung der Abläufe. Mehr dazu im Baustein Post-Tender Management und in der Prozessoptimierung.